La factura electrónica obligatoria ha sido un tema recurrente en los últimos tiempos. Ahora es el momento de explorar a fondo el propósito de este nuevo formato y quiénes están obligados a adoptarlo. Este artículo hablaremos de la factura electrónica, sus tipos y legislación.
¿Qué es?
Una factura electrónica, al igual que la factura en papel, actúa como un comprobante de la entrega de bienes o servicios. La diferencia radica en que la factura electrónica se emite en formato electrónico. Su propósito principal es impulsar el uso de este formato para mantener un registro contable de facturas y regular el procedimiento de tramitación en las Administraciones Públicas.
Tipos de factura electrónica
Las facturas electrónicas deben cumplir con el formato establecido por la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, conocido como facturae 3.2. y 3.2.1. Este formato, en archivo de texto, define los campos de una factura según las normas del formato XML.
- Facturas en formato estructurado
Estas facturas se generan automáticamente y se procesan automáticamente por los sistemas de pago y contabilidad del receptor. La automatización es clave en este tipo de facturas.
- Facturas en formato no estructurado
Contrariamente, estas facturas son en formato imagen y requieren gestión manual. Pueden ser facturas en papel escaneadas o archivos PDF que necesitan intervención manual para su introducción en los sistemas informáticos del receptor.
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Las facturas, tanto en formato papel como electrónico, están reguladas por el Real Decreto 1619/2012 de 30 de noviembre, que aprueba el Reglamento para la regulación de las obligaciones de facturación. Este reglamento establece normas obligatorias relacionadas con la emisión, requisitos, remisión y conservación de facturas y otros documentos.
La Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el sector público, obliga a la presentación de facturas electrónicas ante las administraciones públicas y detalla los efectos de la recepción de la factura en el punto general de entrada de facturas electrónicas.
La transición de las facturas en papel a las digitales ofrece beneficios significativos para autónomos y empresas:
Las facturas electrónicas son más económicas al eliminar los costos de impresión y envío postal asociados con las facturas tradicionales.
La digitalización permite un seguimiento más efectivo del progreso del negocio, brindando un mayor control sobre la administración.
La administración empresarial se vuelve más productiva y práctica con la facturación electrónica, mejorando la eficiencia operativa.
Evitar sanciones por errores humanos se vuelve más viable, ya que la facturación electrónica reduce la posibilidad de errores comunes.
La digitalización elimina la necesidad de grandes archivos de facturas en papel, optimizando el espacio y facilitando la organización.
La obligatoriedad de la factura electrónica en España a partir de 2024 está vinculada a la facturación anual de las empresas. Aquellas con ingresos superiores a 8 millones de euros deben adoptarla a partir de la primavera de 2024. Para las empresas con menor facturación, la obligación se extiende hasta el primer trimestre de 2025. Es esencial tener en cuenta que la no implementación de este método puede resultar en sanciones de hasta 10,000 euros.
Las entidades obligadas a adoptar la factura electrónica incluyen sociedades anónimas, sociedades de responsabilidad limitada, personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica con falta de nacionalidad española, entre otros.
La factura electrónica obligatoria es un cambio significativo en la forma en que se manejan las transacciones comerciales en España. La comprensión de los tipos de facturas electrónicas, la legislación asociada y las ventajas de este enfoque digital son esenciales para prepararse adecuadamente para su implementación. La transición a la facturación electrónica no solo cumple con requisitos legales, sino que también ofrece beneficios tangibles para la eficiencia y rentabilidad empresarial.
